Im zunehmenden Wettbewerbsumfeld wird von Unternehmen erwartet, dass sie umsetzbare, flexible und kundenorientierte Lösungen für ihre Produkte und Dienstleistungen anbieten, um sich im Wettbewerb durchzusetzen. Auch wenn die Lösungen, die Unternehmen zur Erfüllung der Kundenerwartungen entwickeln, Investitionen in Technologie, Rohstoffe und physische Ressourcen mit sich bringen, können diese Lösungen nicht unabhängig von den Personalressourcen entstehen. In diesem Rahmen ist anzuerkennen, dass die Personalressourcen — eines der wichtigsten Kapitale der Unternehmen — von strategischer Bedeutung für einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil sind. Das wirksame Management der Personalressourcen ist wichtig für die Durchführung und kontinuierliche Verbesserung der Unternehmenstätigkeiten. Die Mitarbeitenden repräsentieren das Unternehmen und geben Hinweise auf seinen Erfolg.

Ein erfolgreiches Unternehmen sollte seine Mitarbeitenden als Wert betrachten und einen systematischen Managementansatz für seine Personalressourcen übernehmen.

Das Personalmanagement umfasst die Analyse, Planung, Entwicklung und laufende Kommunikation in Bezug auf die Personalressourcen des Unternehmens über den gesamten Prozess hinweg — von der Auswahl und Platzierung zur Aufnahme in die Organisation bis zum Ausscheiden. Die Produktivität der Personalressourcen hängt unmittelbar davon ab, dass diese Tätigkeiten bestmöglich ausgeführt werden.

Das Personalmanagement umfasst zahlreiche miteinander verbundene Funktionen — vor allem Auswahl und Platzierung, Personalangelegenheiten, Einarbeitung, Vergütungsmanagement, Leistungsmanagement, Karrieremanagement sowie Aus- und Weiterbildung. Eines seiner wichtigsten Handlungsfelder ist das Leistungsmanagement. Es zielt darauf ab, Mission und Vision des Unternehmens in die Leistung der Mitarbeitenden zu übertragen und für richtige Führungsentscheidungen positionsbezogene messbare Leistungskriterien festzulegen, die Leistung der Mitarbeitenden zu überwachen und so ihre kontinuierliche Entwicklung zu fördern.

Als strategischer Ansatz zur Schaffung und Erhaltung verbesserter Leistung verstanden, spielt das Leistungsmanagement eine wichtige Rolle für die Wirksamkeit der Unternehmen. Es steigert die Motivation der Mitarbeitenden im Unternehmen und trägt dazu bei, dass sie die für sie gesetzten Ziele mit mehr Eifer verfolgen.

Die systematische Fortführung des Leistungsmanagements stärkt auch die Position der Führungskräfte. Fehlt ein durchdachtes System, entstehen vielfältige Schwierigkeiten dabei, Mitarbeitende wirksam zu führen — Rollen zu definieren, individuelle Stärken und Schwächen zu verstehen, Feedback zu geben, Interventionen anzustoßen und positives Verhalten zu belohnen.

Die Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden zu stärken, durch Feedback zur kontinuierlichen Entwicklung beizutragen und die Ziele des Unternehmens mit den Zielen der Mitarbeitenden zu verbinden, gehören zu den Vorteilen, die das Leistungsmanagement dem Unternehmen bringt.

Erfolgreiche Unternehmen betrachten die Leistung der Mitarbeitenden nicht eindimensional, sondern als Ganzes zusammen mit den übrigen Funktionen des Personalmanagements. Das Leistungsmanagement nutzt die Ergebnisse aller verbundenen Funktionen — vor allem Aus- und Weiterbildung, Karrieremanagement, Personalplanung und Einstellung — und/oder bildet die Grundlage für deren Eingaben.

Damit das Leistungsmanagement systematisch geplant, umgesetzt und fortgeführt wird, sollte es im Rahmen eines Managementsystems betrachtet werden. Wird das Leistungsmanagement — mit den Tätigkeiten Leistungsüberwachung, Feedback, Bewertung und Verbesserung — als System verstanden, müssen dessen Eingaben, Prozesse und Ergebnisse klar definiert sein.

Für die erfolgreiche Planung, Gestaltung und Fortführung des Leistungsmanagementsystems müssen zunächst die Bedürfnisse des Unternehmens in diesem Bereich richtig analysiert werden. In der Analysephase wird ermittelt, was mit Blick auf die Kernbedürfnisse des Unternehmens von den Mitarbeitenden erwartet wird. Dazu ist es wichtig, zunächst Mission, Vision und Grundziele, Kerntätigkeiten sowie Stellenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten des Unternehmens zu analysieren. Anhand der Ergebnisse wird geklärt, wo das Unternehmen seine Mitarbeitenden positioniert, welche Ziele es von ihnen erwartet und über welche Kompetenzen sie verfügen sollten.

Damit die in der Analysephase ermittelten Erwartungen im Rahmen eines Systems umgesetzt werden können, muss das System zunächst gestaltet werden. Der wichtigste Schritt im Systemdesign ist der Aufbau des Bewertungsmechanismus. Auch wenn sich die Bewertungsmethoden zwischen Unternehmen unterscheiden, werden im Leistungsmanagement in der Regel ziel- und kompetenzbasierte Bewertungen eingesetzt. Auf Positionsebene heruntergebrochene Ziele und die für die erwarteten Tätigkeiten erforderlichen Kompetenzen werden als Bewertungskriterien festgelegt.

Beim Systemdesign werden die in die Leistungsbewertung einbezogenen Positionen, die verwendeten Formulare und Instrumente, die für die Umsetzung verantwortlichen Akteure und ihre Rollen, die Bewertungszeiträume und die Art der Ergebnisse klar bestimmt. Die Gestaltung des Systems mit allen praktischen Details verringert die Wahrscheinlichkeit unerwarteter Situationen in der Umsetzung.

Nach der konzeptionellen Gestaltung des Leistungsmanagementsystems erfolgt die umsetzungsbezogene Planung. Die Planung wird in der Regel von der Personalabteilung unter Berücksichtigung der Terminpläne von Führungskräften und Mitarbeitenden vorgenommen. Wichtig ist, dass die unter Einhaltung der in der Designphase festgelegten Zeiträume erstellten Pläne umsetzbar sind.

Auch wenn die Bewertung im Leistungsmanagementsystem planmäßig für einen bestimmten Zeitpunkt angesetzt ist, ist die Bewertung ein kontinuierlicher Prozess. Die zu bewertenden Mitarbeitenden werden von ihren Führungskräften laufend im Rahmen der erwarteten Kompetenzen und Ziele beobachtet. Die Rolle der Führungskräfte ist dabei kritisch. Durch ihre positive Kommunikation und entwicklungsorientiertes Feedback sollen die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen und die Motivation zur Leistungsverbesserung steigen.

Unerwartete Situationen bei der Einführung des Systems werden so ausgewertet, dass sie als Eingaben in die Planungs- und Designschritte zurückfließen. So werden die gewonnenen Erkenntnisse für die kontinuierliche Verbesserung des Systems genutzt. Die Kontinuität des Systems hängt davon ab, dass jeder Akteur seine Verantwortung richtig wahrnimmt.

Ein klar definierter, auf konsistentem und konstruktivem Feedback beruhender Leistungsmanagementprozess hilft Unternehmen, erstklassige Talente zu halten und weiterzuentwickeln. Häufiges Feedback zusammen mit Zielvereinbarungen lässt die Mitarbeitenden wissen, dass sie wertgeschätzt werden — was ihre Bindung und Leistung erhöht.

In der heutigen Zeit, in der Personalressourcen als Wert betrachtet werden, empfiehlt es sich, dass Unternehmen ihre bestehenden Leistungsmanagementsysteme im Rahmen der beschriebenen Schritte als Ganzes überprüfen, um Mitarbeitende zu halten und zu ihrer kontinuierlichen Entwicklung beizutragen — und dass Unternehmen ohne Leistungsmanagementsystem die obigen Schritte einführen.

Autor: Sait Sağlam