Die sich ständig wandelnde und entwickelnde Welt von heute bringt auch für die Geschäftswelt große Veränderungen und Unsicherheiten hervor. In diesem Umfeld führt der Weg zu einem nachhaltigen Wettbewerbsvorteil im Geschäftsleben über die Vorbereitung auf Krisen und die Veränderungen, die sie mit sich bringen. Die "Covid-19"-Pandemie, mit der die Welt derzeit konfrontiert ist, war jedoch keine vorhersehbare Krise und hat Unternehmen und Gesellschaft mitten in eine Depression, ja ins Chaos gestürzt. Um dieses Chaos und den damit verbundenen Stress zu bewältigen, müssen Unternehmen ein nachhaltiges Führungsverständnis entwickeln.

Krisen sind Situationen, die die Reputation und sogar den Fortbestand eines Unternehmens bedrohen. Die große Pandemiekrise stellt für Unternehmen eine erhebliche Bedrohung dar. Es zeigt sich, dass diese Krise vor allem in Bereichen wie Arbeitskräfte, Betrieb, Lieferkette, Finanzen und Liquidität Schäden anrichten kann. Angesichts ihrer Dimensionen sollte in Unternehmen auf der Ebene der obersten Führung, zusammen mit einem Krisenmanagementteam, das Konzept des "Ganzheitlichen Krisenmanagements" behandelt werden. Wesentlich im "Ganzheitlichen Krisenmanagement" ist es, den Kampf so zu strukturieren, dass schnell eingegriffen werden kann, und die erfolgversprechenden Strategien bestimmen zu können.

Um auf sich schnell verändernde Situationen vorbereitet zu sein und Krisenmanagement zu betreiben, sollten Unternehmen ihre kurz-, mittel- und langfristige strategische Planung vornehmen und die Fähigkeit zur Krisenbewältigung erwerben. Neben den in normalen Zeiten entwickelten Strategien ist das schnelle Festlegen krisenspezifischer Strategien das Grundkriterium im Kampf. Natürlich müssen diese Strategien durch die Bildung eines Krisenmanagementteams und mittels Szenarioplanung bestimmt werden. Krisen haben vielfältige Auswirkungen auf Wirtschaftswachstum, Geschäftstätigkeit und individuelles Verhalten in Unternehmen. Unternehmen müssen ihre Arbeitsweisen weiterentwickeln, um diese Auswirkungen zu minimieren und zukunftsorientiert zu steuern.

Der Erfolg des Krisenmanagements hängt davon ab, kämpferisch und zukunftsorientiert zu sein
Unternehmen müssen sich auf die Geschäftsabläufe, die Finanzen, die Arbeitskräfte und die Kommunikation konzentrieren, die ihre Arbeitsweisen beeinflussen werden. Um mit den Veränderungen der Krise Schritt zu halten und die Zeit mit möglichst geringem Schaden zu überstehen, müssen sie ihre Arbeitsweisen passend für Gegenwart und Zukunft gestalten. Für die Nachhaltigkeit der Unternehmen ist die rechtzeitige und wirksame Kommunikation mit allen Stakeholdern — internen Kunden (Mitarbeitenden), externen Kunden und Lieferanten — sehr wichtig. Betrachtet man die große Pandemiekrise von heute, erleben alle Stakeholder der Unternehmen, allen voran die Mitarbeitenden, unterschiedliche Schwierigkeiten in der Kommunikation. In diesem Krisenumfeld müssen Unternehmen Maßnahmenpläne zu Reinigung, Sicherheit, Transport, Kommunikation und vielen weiteren Themen erstellen und die nötige Führung organisieren, um ihre Mitarbeitenden und Arbeitsumgebungen zu schützen. Der wichtigste Punkt dabei ist, Richtlinien und Verfahren zu reduzieren und innerhalb der Unternehmenskultur wirksame, Remote-Arbeit ermöglichende, flexible und intelligente Arbeitsumgebungen zu schaffen.

Da in der aktuellen Pandemiekrise die vielleicht wichtigsten Begriffe Kontaktlosigkeit und Isolation sind, hat dies dazu geführt, dass Arbeitsumgebungen in die Wohnungen verlegt oder Praktiken eingeführt wurden, die den sozialen Abstand am Arbeitsplatz wahren. Wohl oder übel mussten Unternehmen den Übergang zur Heimarbeit teilweise, schrittweise oder vollständig umsetzen. Selbst wenn wir nicht mit einer solchen außergewöhnlichen Krise konfrontiert worden wären, wäre es angesichts der sich schnell verändernden Weltbedingungen und der fortschreitenden Informationstechnologien überaus wichtig gewesen, dass Unternehmen ihre Arbeitssysteme diversifizieren.

Gerade in diesen Tagen möchte ich das Projekt Future Office mit Ihnen teilen, das wir 2009 gemeinsam mit einem internationalen Unternehmen zum Zweck wirksamen Ressourcenmanagements erarbeitet und umgesetzt haben. Auch wenn Future Office mit dem Ziel entstand, Ressourcenverschwendung zu beseitigen und die Nutzung mit großen Investitionen geschaffener Arbeitsumgebungen (Besprechungsräume, Wartebereiche, Schreibtische, Chefbüros usw.) zu überprüfen, ist es ein Projekt, das die heute entstandenen neuen Bedürfnisse vollständig beantwortet.

Die Schlüsselwörter des Future-Office-Designs sind Nutzung und Notwendigkeit. Deshalb sind verschiedene Analysen der Unternehmen nach Kriterien wie Branche und Arbeitsweisen unerlässlich. Jedes Unternehmen sollte zunächst die Mobilität der Mitarbeitenden saisonal oder periodisch beobachten und messen können. Dafür wird mit einer fünfstufigen Methodik gestaltet: Ein-/Ausgangsanalysen, Beobachtungen zu Mobilität und Arbeitsweise, Umfragen, abteilungsbezogene Arbeitsanalysen und arbeitsrechtliche Bewertungen. Im Future Office gibt es drei Grundelemente: erstens Flächen (Büros, Gemeinschaftsbereiche, Besprechungsräume, Gesprächsräume, Archiv usw.), zweitens Werkzeuge (Informationstechnologien, mobile Geräte, Software usw.) und drittens Methoden (Ziele, Schlüsselergebnisse, Arbeitsweisen, Arbeitsabläufe, Prozesse, Leistungssystem, Organisationsstruktur, Arbeitssystem, Führung usw.). Unter Berücksichtigung dieser Elemente werden Arbeitssysteme passend zu Branche, Berufsfamilie, Abteilung, Mitarbeitersituation und gesetzlichen Anforderungen gestaltet und eingeführt. Diese Arbeitssysteme können als Zentrale, Satellitenbüro, Homeoffice und Stadtbüros strukturiert werden. Unternehmen können einige verschiedene Arbeitssysteme einführen oder alle zusammen anwenden. Sie können diese Arbeitssysteme auch im Lichte von Planungen für Zeiten wie Normalität, Krise oder Chaos in unterschiedlichen Kombinationen aktivieren.

Future-Office-Praktiken können in verschiedenen Kombinationen angewendet werden: branchenbezogene flexible Arbeit, flexible Arbeit in gemeinsamen Unternehmensbereichen (Finanzen, Buchhaltung, Einkauf usw.), flexibles Büro mit begrenztem Homeoffice oder, als vierte Option, vollständig flexibles Büro und Homeoffice. Die Umsetzung all dieser Arbeitssysteme und Konzepte hängt von den Eigenschaften der Unternehmen, ihren Branchen und Arbeitsweisen ab. Diese große Pandemie hat uns gezeigt, dass die Umsetzung der für Krisenzeiten zu entwickelnden Strategien nur mit den richtigen Arbeitssystemen möglich ist — und dass nicht vergessen werden darf, dass diese Arbeitssysteme auch im Hinblick auf das Ressourcenmanagement die optimale Lösung sind.

Autor: Sait Sağlam